MANAJEMEN DAN MANAJERIAL

A.Tingkatan Manajemen (Manajemen Level).

Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan :

1.   Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak membawahi manajer yang lain.

2.   Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadang-kadang juga karyawan operasional.

3.   Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.

Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi

.

B. Tingkatan manajer 

Piramida jumlah karyawan pada organisasi dengan struktur tradisional, berdasarkan tingkatannya.

Pada organisasi berstruktur tradisional, manajer sering dikelompokan menjadi manajer puncak, manajer tingkat menengah, dan manajer lini pertama (biasanya digambarkan dengan bentuk piramida, di mana jumlah karyawan lebih besar di bagian bawah daripada di puncak). Berikut ini adalah tingkatan manajer mulai dari bawah ke atas:

1.      Manejemen lini pertama (first-line management), dikenal pula dengan istilah manajemen operasional, merupakan manajemen tingkatan paling rendah yang bertugas memimpin dan mengawasi karyawan non-manajerial yang terlibat dalam proses produksi. Mereka sering disebut penyelia (supervisor), manajer shift, manajer area, manajer kantor, manajer departemen, atau mandor (foreman).

2.      Manajemen tingkat menengah (middle management), mencakup semua manajemen yang berada di antara manajer lini pertama dan manajemen puncak dan bertugas sebagai penghubung antara keduanya. Jabatan yang termasuk manajer menengah di antaranya manajer kepala bagian, pemimpin proyek, manajer pabrik, atau divisi.

3.      Manajemen puncak (top management), dikenal pula dengan istilah executive officer. Bertugas merencanakan kegiatan dan strategi perusahaan secara umum dan mengarahkan jalannya perusahaan. Contoh top manajemen adalah CEO (Chief Executive Officer), CIO (Chief Information Officer), dan CFO (Chief Financial Officer).

Meskipun demikian, tidak semua organisasi dapat menyelesaikan pekerjaannya dengan menggunakan bentuk piramida tradisional ini. Misalnya pada organisasi yang lebih fleksibel dan sederhana, dengan pekerjaan yang dilakukan oleh tim karyawan yang selalu berubah, berpindah dari satu proyek ke proyek lainnya sesuai dengan dengan permintaan pekerjaan.

C. Peran manajer

Henry Mintzberg, seorang ahli riset ilmu manajemen, mengemukakan bahwa ada sepuluh peran yang dimainkan oleh manajer di tempat kerjanya. Ia kemudian mengelompokan kesepuluh peran itu ke dalam tiga kelompok, yaitu:

1.      Peran antarpribadi Merupakan peran yang melibatkan orang dan kewajiban lain, yang bersifat seremonial dan simbolis. Peran ini meliputi peran sebagai figur untuk anak buah, pemimpin, dan penghubung.

2.      Peran informasional Meliputi peran manajer sebagai pemantau dan penyebar informasi, serta peran sebagai juru bicara.

3.      Peran pengambilan keputusan Yang termasuk dalam kelompok ini adalah peran sebagai seorang wirausahawan, pemecah masalah, pembagi sumber daya, dan perunding.

Mintzberg kemudian menyimpulkan bahwa secara garis besar, aktivitas yang dilakukan oleh manajer adalah berinteraksi dengan orang lain.

Keterampilan manajer

Gambar ini menunjukan keterampilan yang dibutuhkan manajer pada setiap tingkatannya.

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

1.      Keterampilan konseptual (conceptional skill)

Direktkur

·         Kemampuan Konseptual 75%

·         Kemampuan Manajemen SDM 20%

·         Kemampuan Teknis 5%

·         Fokus Tugas : Penentu Kebijakan dan arah organisasi

Asisten Direktur

·         Kemampuan Konseptual 50 %

·         Kemapuan Manajemen SDM 40%

·         Kemampuan Teknis 10%

·         Fokus Tugas : Perencanaan,Peramalan dan Pemasaran

Kepala Bidang,Kepala Devisi,Wakil Direktur,Manajer …..( Middle )

·         Kemampuan Konseptual 20%

·         Kemampuan Manajemen SDM 70%

·         Kemampuan Teknis 10%

·         Fokus Tugas:Staffing dan Operasionalisasi Kebijaksanaan

Supervisor

·         Kemampuan Konseptual 20%

·         Kemampuan Manajemen SDM 75%

·         Kemampuan Teknis 5%

·         Fokus tugas : Pengawasan staf

Kasi/Kasubag/Kasub Bidang ( first line )

·         Kemampuan Konseptual 20%

·         Kemampuan Manajemen SDM 35%

·         Kemampuan teknis 45%

·         Fokus tugas : Penggerak dan pelaksana kegiatan

Kepala Unit / Kepala satuan Tugas

·         Kemampuan Konseptual 10%

·         Kemampuan Manajemen SDM 5%

·         Kemampuan teknis 85%

·         Fokus tugas : Penjabaran rencana kerja

Koordinator / Ketua Tim

·         Kemampuan Konseptual 5%

·         Kemampuan Manajemen SDM 5%

·         Kemampuan teknis 90%

·         Fokus tugas : pengawal /Pelaksana teknis lapangan

Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atau planning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

2.      Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill)

Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi  diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3.      Keterampilan teknis (technical skill)

Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain.

Selain tiga keterampilan dasar di atas, Ricky W. Griffin menambahkan dua keterampilan dasar yang perlu dimiliki manajer, yaitu:

1.                  Keterampilan manajemen waktu

Merupakan keterampilan yang merujuk pada kemampuan seorang manajer untuk menggunakan waktu yang dimilikinya secara bijaksana. Griffin mengajukan contoh kasus Lew Frankfort dari Coach. Pada tahun 2004, sebagai manajer, Frankfort digaji $2.000.000 per tahun. Jika diasumsikan bahwa ia bekerja selama 50 jam per minggu dengan waktu cuti 2 minggu, maka gaji Frankfort setiap jamnya adalah $800 per jam—sekitar $13 per menit. Dari sana dapat kita lihat bahwa setiap menit yang terbuang akan sangat merugikan perusahaan. Kebanyakan manajer, tentu saja, memiliki gaji yang jauh lebih kecil dari Frankfort. Namun demikian, waktu yang mereka miliki tetap merupakan aset berharga, dan menyianyiakannya berarti membuang-buang uang dan mengurangi produktivitas perusahaan.

2.                  Keterampilan membuat keputusan

Merupakan kemampuan untuk mendefinisikan masalah dan menentukan cara terbaik dalam memecahkannya. Kemampuan membuat keputusan adalah yang paling utama bagi seorang manajer, terutama bagi kelompok manajer atas (top manager). Griffin mengajukan tiga langkah dalam pembuatan keputusan. Pertama, seorang manajer harus mendefinisikan masalah dan mencari berbagai alternatif yang dapat diambil untuk menyelesaikannya. Kedua, manajer harus mengevaluasi setiap alternatif yang ada dan memilih sebuah alternatif yang dianggap paling baik. Dan terakhir, manajer harus mengimplementasikan alternatif yang telah ia pilih serta mengawasi dan mengevaluasinya agar tetap berada di jalur yang benar.

Fungsi –fungsi yang dilakukan manajer :
a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)

c. Fungsi Pelaksanaan ( Actuating )

d. Controlling ( Pengawasan )
e. Evaluating (Evaluasi ) ada yang menyempurnakan :

f. Directing (Pengarahan)
g. Motivating (Motivasi)
h. Coordinating (Koordinasi)
i. Reporting (Laporan)
j. Staffing (Penempatan/Penyusunan )
k. Forecasting (Prediksi)

1. Fungsi Perencanaan ( Planning )

            Perencanaan adalah sebuah proses untuk merumuskan masalah-masalah yang berkembanga di masyarakat,menentukan kebutuhan dan SDM yang tersedia,menetapkan tujuan program yang paling pokok dan menyusun langkah-langkah praktis untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Fungsi Pengorganisasian ( Organizing )

            Pengorganisasian ini adalah merupakan salah satu fungsi manajemen yang juga mempunyai peran penting seperti fungsi perencanaan. Maka seluruh sumber daya daya yang dimilki organisasi akan diatur penggunaanya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang organisasi yang telah ditapkan.

3. Fungsi Pelaksanaan dan pembimbingan ( Actuating )

            Actuating ini merupakan penggerak semua kegiatan program atau ditetapkan pada fungsi pengorganisasian,untuk mencapai tujuan program atau rumusan dalam fungsi perencanaan. Yang ditekankan adalah bagaimana pimpinan menggerakkan dan mengarahkan semua sumber daya untuk mencapai tujuan yang telah disepakati.

            Ada beberapa hal yang dapat menggerakkan dan mengarahkan sumber daya manusia dalam organisasi :

a.Peran Pemimpin ( Leadership )

b.Motivasi Staf

c.Kerjasama antar staf

d.Komunikasi yang lancar antar staf.

            Adapun tujuan fungsi pelaksanaan dan pembimbingan adalah :

·         Menciptakan kerja sama yang lebih efisien

·         Mengembangkan kemampuan dan ketrampilan staf

·         Menumbuhkan rasa memiliki dan menyukai pekerjaan

·         Mengusahakan suasana lingkungan kerja yang meningkatkan motivasi perstasi kerja staf.

·         e.Membuat Organisasi berkembang secara dimanis.

            Untuk menjadi manajer yang berhasil maka pengetahuan tentang prilaku manusia untuk menggerakkan motivasi stafnya sangat dibutuhkan. Salah satu pelopor yang memperkenalkan teori tentang prilaku manusia adalah abrahan H. Maslow,teorinya membahas tentang jenjang kebutuhan manusia :

a. Kebutuhan untuk fisik dasar ( Physical Needs )

b. Kebutuhan untuk rasa aman dan tentram ( security Needs )

c. Kebutuhan untuk diterima oleh lingkungan sosialnya

d. Kebutuhan untuk diakui (Self esteem needs )

e. Kebutuhan untuk menunjukkan kemampuan diri ( actualization needs )

4.Fungsi Pengawasan ( Controlling )

            Fungsi pengawasan adalah merupakan fungsi yang terakhir dari proses manajemen.fungsi pengawasan bertujuan agar penggunaan sumber daya dapat lebih diefisiensikan. Dan tugas-tugas staf untuk mencapai tujuan program dapat lebih diefektifkan.

            Prinsip-prinsip dalam melakukan pengawasan adalah :

·         Pengawasan yang akan dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur.

·         Pengawasan yang lemah akan menimbulkan banyak penyelewengan wewenang dan akan mudah terjadi.

·         Standar kinerja harus dijelaskan pada seluruh lapisan staf, sehingga staf akan mengetahui bahwa setiap kinerja yang dilakukan oleh staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk memberikan reward atau pengupahan pada mereka yang dianggap mampu bekerja.

Jenis-jenis standar pengawasan :

a)      Standar Normal, yaitu standar yang dibuat berdasarkan pengalaman staf melaksanakan program yang sejenis atau yang pernah dilaksanakan dalam situasi yang sama dimasa lalu.

b)      Standar keriteria, standar yang diterapkan untuk kegiatan-kegiatan pelayanan oleh petugas yang sudah mendapatkan pelatihan, standar ini terkait dengan tingkat profesionalisme staf. Kedua standar ini sering digunakan untuk menyusun standard operating procedure, pedoman kerja petugas atau penilaian kemampuan seorang manajer di sebuah organisasi.

Manfaat Pengawasan

            Fungsi pengawasan yang dilaksanakan dengan tepat,akan memperoleh manfaat sebagai berikut :

1)      Dapat mengetahui sejauh mana kegiatan program yang sudah dilaksanakan oleh staf, sehingga fungsi pengawasan dalam hal ini bermanfaat untuk meningkatkan efisiensi kegiatan program.

2)      Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf yang melaksanakan tugas-tugasnya, jika ada penyimpangan maka pimpinan organisasi akan memberikan pelatihan lanjutan bagi stafnya.

3)      Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien

4)      Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

5)      Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan,dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan,bahkan diturunkan jabatannya.

            Adapun proses pengawasan dilakukan dengan mengembangkan  tiga langkah penting yaitu :

1.      Mengukur hasil atau prestasi yang telah dicapai oleh staf atau organisasi

2.      Membandingakan hasil yang telah dicapai dengan tolok ukur yang telah ditetapkan sebelumnya. Tolok ukurnya adalah rencana kerja operasional, anggaran, tugas dan wewenang staf, mekanisme kerja sama, petunjuk atau peraturan pelaksanaan dan target kegiatan program

3.      Memperbaiki penyimpangan yang terjadi sesuai dengan factor-fakor penyebab terjadinya penyimpangan.

Cara Mendapatkan Data Pada Saat Melakukan Pengawasan :

·         Pengamatan langsung

o   Syaratnya harus ada motivasi yang tinggi pada pimpinan untuk turun ke lapangan dan dilakukan  pengamatan secara obyektif

·         Laporann lisan

o   Sumbernya dari mendengarkan laporan lisan staf, atau pengaduan masyarakat.pimpinan juga harus peka terhadap raut wajah staf dan cara mereka melapor.

·         Laporan tertulis

o   Staf penanggung jawab program diminta untuk membuat laporan tertulis secara singkat suatu program.format laporan hurus sudah disediakan.

Jenis-jenis pengawasan

            Ada tiga jenis pengawasan yang berkembang pada organisasi pemerintahan di Indonesia, yaitu :

a.Pengawasan fungsional dan structural, fungsi pengawasan pada seseorang yang menjabat sebagai pimpinan lembaga.peranan setiap pimpinan adalah melakukan pengawasan terhadap semua kegiatan staf yang ada dibawah koordinasinya.

b.Pengawasan Publik, pengawasan ini dilakukan oleh masyarakat terhadap jalannya pembangunan pada umumnya.biasanya dilakukan melalui media masa atau kotak pos.

c.Pengawasan non fungsional, biasanya dilakukan oleh badan-badan yang diberikan kewenangan untuk melakukan pengawasan seperti DPR, Badan pengawasan keuangan dan fungsi inspektorat yang ada di masing-masing depertemen, baik ditingkat pusat maupun tingkat provinsi.

EVALUASI

            Fungsi pengawasan perlu dibedakan dengan evaluasi, perbedaannya terletak pada sasarannya, sumber data,siapa yang akan melaksanakannya dan waktu pelaksanaannya.

            Antara evaluasi dengan fungsi pengawasan juga mempunyai kesamaan tujuan yaitu,untuk memperbaiki efisiensi dan efektifitas pelaksanaan program dengan memperbaiki fungsi manajemen.

Evaluasi ini ada beberapa macam :

·         Evaluasi terhadap input,dilaksanakan sebelum kegiatan sebuah program dilaksanakan.bertujuan untuk mengetahui apakah sumbr daya yang dimanfaatkan sudah sesui dengan standard dan kebutuhan,kegiatan evalusi ini bersifat pencegahan.

·         Evaluasi terhadap proses,dilaksanakan pada saat kegiatan sedang berlangsung,untuk mengetahui apakah metode yang dipilih sudah efektif,bagaimana dengan motivasi staf dan komunikasi antar staf.

·         Evaluasi output, dilaksanakan setelah pekerjaan selesai dilaksanakan untuk mengetahui output effect atau outcome program sudah sesuai dengan target yang ditetapkan sebelumnya.

DAFTAR PUSTAKA

• George R. Terry, halaman, 9-10.
• James A.F.Stoner dan kawan-kawan, Manajemen, Jilid
  1, Jakarta:
  PT. Prenhallindo, 1996 hal.09, 10, dan 17.
• T. Hani Handoko, Manajemen,Cet-ke-12, BPFE: Yogyakarta, 1997., hal. 18
• Sukwiaty, Dra. Hj. Pengantar Ekonomi 3. Bandung: Yudhistira.
  2005 hal 106
• http://www.duniaremaja.org/t601-pengertian-fungsi-tingkat-dan-keterampilan-manajemen